Osjećate li ikad da ne uspijevate dovoljno napraviti? Od pet radnih dana, produktivni ste zapravo samo tri. Svi bismo mi mogli napraviti puno više, no opet ne želimo biti radoholičari.
Bilo bi sjajno kad bismo mogli obaviti puno stvari i uz to imati sjajnu ravnotežu između posla i života.
Tim Ferriss, autor bestselera Četverosatni radni tjedan, ponudio je nekoliko savjeta kako biti produktivniji:
1. Upravljajte svojim raspoloženjem
Većina sistema produktivnosti prema nama se odnosi kao da smo roboti – zaboravljaju nevjerojatnu snagu osjećaja. Ako dan započnete mirno, lako je ostati fokusiran i na kraju obaviti sve važne stvari.
No ako se probudimo a gužva je već počela – telefoni zvone, e-mailovi stižu, pale se razni alarmi – zapravo ćete potrošiti čitav dan da biste na to reagirali.
To znači da niste vi taj koji sjedi za upravljačem nego samo odgovarate na stvari koje vam se dobacuju.
Tim zato savjetuje:
Prvih 80 do 90 minuta svakoga dana pokušavam napraviti najmanje što mogu. Mislim da je ta ruti8na prijeko potrebna kako bismo osjetili da držimo konce u svojim rukama, a ne da samo odgovaramo na postavljene zahtjeve. Osim toga, to smanjuje nervozu što vas čini produktivnijima.
Istraživanja pokazuju da to kako započnete dan igra ogromnu ulogu u tome koliko ćete biti produktivni i da ćete obaviti značajno više stvari nego da ste loše volje. Što ste sretniji, vaša produktivnost raste i vi ste uspješniji.
Do sličnih zaključaka je došao i Shawn Achor u knjizi 'Prednosti sreće': 'Liječnici koji su dobro raspoloženi pri postavljanju dijagnoze pokazuju više inteligencije i kreativnosti od onih koji su neutralnog raspoloženja, a za točnu dijagnozu im treba 19 posto manje vremena. Nadalje, optimistični prodavači su 56 posto uspješniji od svojih pesimističnih kolega, a i studenti matematike ostvaruju bolje rezultate kad si sretni.
Stoga razmišljajte manje o tome što ćete napraviti, a više o tome kakve ste volje.
2. Nemojte odmah nakon buđenja provjeravati e-mail
Da biste bili bolje volje, nemojte odmah po buđenju provjeravati e-mail. Neki ljudi smatraju gotovo herezom ne dohvatiti mobitel čim su otvorili oči. No razgovor s nekolicinom jako produktivnih ljudi otkrio je da oni rade upravo suprotno. Nitko od njih neće vam savjetovati da provedete više vremena provjeravajući e-mail.
Zašto je provjeravanje e-maila odmah ujutro kardinalna pogreška?
Zato što se tako prisiljavate reagirati.
E-mailovi stalno stižu i ubrzo ćete se naći u situaciji da najbolje vrijeme toga dana dajete nekome drugome a ne sebi. Više niste vi ti koji planiraju vaš dan, nego to za vas čini netko drugi.
Tim zato savjetuje:
Kad god je moguće, odgodite provjeravanje e-mailova za sat ili dva nakon buđenja. Neki ljudi si to ne mogu ni zamisliti. 'Pa kako da to izvedem? Moram odmah provjeriti e-mail kako bih znao što mi je prvo činiti?'
Iznenadili biste se da znate u koliko slučajeva to uopće nije tako. Možda trebate provjeriti e-mail kako biste obavili svih 100 posto zadataka. No možete li obaviti otprilike 80 posto prije nego pogledate e-mailove i vaša glava eksplodira od previše informacija i ulovi vas panika? Definitivno da!
Istraživanja pokazuju da e-mailovi:
1. Podižu razinu stresa
2. Pretvaraju vas u kretena
3. Stvaraju veću ovisnost od alkohola i cigareta
4. Prečesto provjeravanje e-maila snižava vaš IQ za 10
Je li to doista način na koji želite započeti dan?
U redu. Sada znate što ne trebate činiti. Ali što biste umjesto toga trebali napraviti?
3. Prije nego pokušate nešto napraviti brže, zapitajte se biste li to trebali uopće raditi
Svi pitaju: Zašto je nemoguće obaviti baš sve zadatke? No odgovor je zapanjujuće jednostavan. Imamo previše stvari na popisu.
Želite li biti produktivniji, prvo se zapitajte trebate li neki zadatak uopće obaviti.
Evo što kaže Tim:
To što nešto radimo jako dobro, ne znači da bismo to uopće trebali raditi. Mislim da je jedan od najčešćih problema to što pokušavamo puno stvari napraviti jako brzo. No mnogo stvari koje ljudi rade brzo, uopće ne bi trebalo raditi.
Smiješno je kako se stalno žalimo da imamo premalo vremena, a zadatke raspoređujemo kao da nam je vrijeme neograničeno. Napravite samo ono što je doista važno.
4. Fokusiranje nije ništa do eliminiranje stvari koje nam odvraćaju pažnju
Ed Hallowell, bivši profesor na Harvardu i autor bestselera 'Driven to Distraction' kaže kako svi imamo kulturološki uvjetovan poremećaj pažnje.
Znači li to da moderan način života oštećuje našu sposobnost fokusiranja? Ne. Radi se o tome da je ono što ti je dostupno 24 sata dnevno vrlo privlačno i lako dostupno. No vi sami trebali biste biti u stanju oduprijeti se svim ti blještavim izazovima.
Tim o tome kaže:
Fokus je prije svega funkcija kojom limitiramo broj opcija koji sami sebi dajemo. Na sposobnost usredotočavanja se često gleda kao na neku čarobnu osobinu ali tu nema ništa čarobno. To jednostavno znači da sami sebe i problem koji morate riješiti stavite u dobro izoliranu sobu i zatvorite vrata.
Najučinkovitiji način da to napravite je da promijenite okolinu. Istraživanja su pokazala da većina ljudi ima sposobnost fokusirati se samo po 20 minuta u komadu kad su na poslu, i nešto duže kad su kod kuće.
5. Osmislite vlastiti sistem
Od najuspješnijih ljudi nikad nećete čuti da zapravo uopće ne znaju kako su uspjeli obaviti neke stvari, već su samo krenuli i nadali se najboljem.
Rutina i osobni sistem rada jako su važni.
Evo što kaže Tim:
Definiranje rutine i sistema jako je važno i puno učinkovitije od oslanjanja na samodisciplinu. Kad si dopuštate raditi stvari koje niste prethodno isplanirali, to je put neuspjeha. Ohrabrujem ljude da uspostave rutinu kako bi njihovi najkreativniji potencijali najviše došli do izražaja.
6. Definirajte ciljeve večer prije
Ako se probudite a ni sami ne znate što vam je činiti taj dan, čitavo ćete vrijeme biti u stresu i osjećat ćete se neuspješno i neučinkovito.
Tim o tome kaže:
Prije večere prethodnog dana, definirajte dvije najvažnije stvari koje idući dan morate napraviti.
Uspostavite ritual kojim ćete završiti dan. Pokušajte svaki dan završiti na isti način. Pospremite stol. Ugasite računalo. Napravite popis stvari koje sutradan morate napraviti.
Pisanje popisa zadataka vrlo je korisno i ostavlja vas s osjećajem da se možete opustiti jer je sve spremno za sutra.